Ведомства разъяснили ряд особенностей электронного обмена счетами-фактурами

Корякина Алёна, системный аналитик ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ»

Все большее количество налогоплательщиков начинают использовать в своей работе обмен первичными электронными документами, подключившись к одному или даже нескольким операторам электронного документооборота. И вполне естественно, что в процессе практической работы у них возникают вопросы. Можно ли добавить в электронный счет-фактуру дополнительные реквизиты? Как регистрировать счета-фактуры, если они получены на стыке кварталов? Выставлять ли «бумажные» счета-фактуры при наличии соглашения об электронном документообороте? На эти и другие актуальные вопросы обмена счетами-фактурами ответила ФНС в Письме от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769.

Дополнительная информация в электронных счетах-фактурах

На практике у налогоплательщиков нередко возникает потребность дополнить электронный счет-фактуру отдельными реквизитами. Например, указать должность лица, уполномоченного подписывать документ вместо руководителя или главного бухгалтера, или номер доверенности на подписание счетов-фактур, оформленной на данное лицо. Вопросы у налогоплательщиков вызывают налоговые последствия включения таких реквизитов: позволит ли счет-фактура с дополнениями получить налоговый вычет по НДС? Другой актуальный вопрос – как добавить дополнительные реквизиты в xml-файл передачи сведений счета-фактуры в электронном виде по ТКС (телекоммуникационным каналам связи)?

Напомним, что, согласно точке зрения ФНС, изложенной в Письме от 26.01.2012 № ЕД-4-3/1193, наличие в счете-фактуре дополнительных реквизитов и сведений не является основанием для отказа налогоплательщику в вычете НДС. При этом дополнительными можно считать те реквизиты, которые не содержатся ни в п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, ни в Приложении № 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Министерство финансов в Письме от 23.04.2012 № 03-07-09/39 выражает аналогичную позицию, отмечая, что положениями гл. 21 НК РФ не запрещается указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений).

В Письме от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769 налоговое ведомство разъясняет, что в формате счета-фактуры в электронном виде, утвержденном Приказом ФНС от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, предусмотрена возможность включения дополнительных сведений. Для этого предусмотрены тэги в xml-файле счета-фактуры «Информационное поле документа» и «Информационное поле строки», в которых можно указывать любую необходимую информацию объемом до 2000 знаков.

Подготовить электронные счета-фактуры в соответствии с требованиями Постановления Правительства № 1137 можно с помощью программы «Баланс-2: Счета-фактуры Плюс», которая позволяет также работать с другими первичными документами. Программа дает возможность формировать, выгружать и отправлять по ТКС первичные документы налогового учета: счета-фактуры, в том числе корректировочные, книгу покупок, книгу продаж, дополнительные листы к ним, журнал учета счетов-фактур. Кроме того, в программе можно заполнять и выгружать в виде xml-файлов товарные накладные ТОРГ-12, акты сдачи-приемки работ (услуг) и с сентября этого года единый Акт приема товарно-материальных ценностей по формам и форматам электронных файлов, разработанных некоммерческим партнерством РОСЭУ. Последний тип первичного документа призван объединить Акты приемки товаров и расхождения по формам ТОРГ-1, ТОРГ-2, ТОРГ-3 и ТОРГ-4.

Запрещена ли бумага при электронном документообороте?

В июне 2013 года налогоплательщики обратились в налоговую службу с вопросом, можно ли выставлять счета-фактуры на бумаге, если между контрагентами заключено соглашение об электронном документообороте счетов-фактур. В Письме от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769 ФНС разъяснила, что даже при наличии подобного соглашения ничто не мешает налогоплательщикам обмениваться «бумажными» счетами-фактурами. Также фискальное ведомство сделало важный вывод, что если счет-фактура уже был выставлен на бумажном носителе, то повторное его выставление в электронной форме не требуется.

Напомним, что наличие соглашения об электронном документообороте между контрагентами, обменивающимися электронными счетами-фактурами, не обязательно. Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки. Данная формулировка, по мнению Министерства финансов, означает добровольность составления и выставления счетов-фактур в электронном виде. Такую позицию Минфин обозначил в Письме от 01.08.2011 № 03-07-09/26.

Финансовое ведомство отметило, что НК РФ при этом не регламентирует способ выражения взаимного согласия контрагентов на применение электронных счетов-фактур. Следовательно, согласие может быть выражено в соответствии обычаями делового оборота: например, контрагенты могут, не составляя специального договора, обменяться письмами, электронными или бумажными, в которых обозначат готовность обмениваться электронными документами. Важно лишь, чтобы обе стороны были за то, чтобы перейти на электронный документооборот. В одностороннем порядке этого сделать нельзя.

Счета-фактуры на стыке кварталов

За какой период можно заявить налоговый вычет по НДС, когда счет-фактура выставлен на стыке кварталов? Данный вопрос Минфин рассмотрел в недавнем Письме от 09.07.2013 № 03−07−11/26592. Финансовое министерство пояснило, что в том случае, когда счет-фактура выставлен продавцом в одном квартале, а получен покупателем в следующем, право на налоговый вычет по НДС возникает в том квартале, в котором счет-фактура фактически получен.

Правила ведения книги покупок, применяемой в расчетах по НДС, утверждены Приложением № 4 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Регистрация полученных счетов-фактур в книге покупок, согласно Правилам ее ведения, осуществляется по мере возникновения права на налоговые вычеты. В свою очередь, в соответствии со ст. 172 НК РФ, вычеты НДС производятся только при наличии счетов-фактур.

Если отгрузка товаров осуществлена в конце одного квартала, а соответствующий счет-фактура поступил в начале следующего, у бухгалтера возникает вопрос, в каком периоде правильно зарегистрировать счет-фактуру в книге продаж и в журнале учета выставленных и полученных счетов-фактур.

Правила ведения книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, установлены Приложением № 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. ФНС в Письме от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769 разъяснила, что, согласно Правилам ведения книги продаж, регистрация в ней счетов-фактур производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. Порядок регистрации при этом един для бумажных и электронных счетов-фактур.

Налоговая служба отмечает, что в случае, если отгрузка осуществлена в конце одного квартала, а файл со счетом-фактурой отправлен оператору в начале следующего квартала, то на основании п. 1 ст. 167 НК РФ моментом определения налоговой базы по НДС является день отгрузки. Следовательно, регистрацию счета-фактуры в книге продаж нужно осуществить в периоде, когда был отгружен товар, независимо от того, что в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур он будет зарегистрирован в следующем квартале.

ЭДО счетов-фактур при посреднических операциях

При совершении операций по договору комиссии или агентскому договору показатели счетов-фактур заполняются в соответствии с п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Приложением № 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. ФНС в Письме от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769 уточнила, что данный порядок применим как к бумажным, так и к электронным счетам-фактурам. То же мнение выразило УФНС по г. Москве в публикации на своем сайте от 24 июля 2013 года.

Вопросы вызывает ситуация выставления комиссионером покупателю счетов-фактур, когда комиссионер и комитент обмениваются счетами-фактурами в электронном виде. Напомним, что комиссионер (агент) представляет собой посредника, который от своего имени, но по поручению и в интересах комитента осуществляет некоторые операции, например, продажу товаров комитента покупателю. УФНС по г. Москве пояснило, что комиссионер в таком случае не обязан применять электронный документооборот счетов-фактур с покупателем. Это не предусмотрено ни НК РФ, ни Постановлением № 1137.

Заметим также, что при осуществлении продажи товаров через посредника (агента) комитент, согласно пп. «и» п. 1 разд. II Приложения № 1 к Постановлению № 1137, в составляемом счете-фактуре в строке 6 должен указать наименование фактического покупателя товара, а не агента. Такую же точку зрения выражает Минфин в Письме от 10.05.2012 № 03-07-09/47. Если же через посредника осуществляется покупка товаров, то посредник, согласно пп. «в» этого же пункта, при составлении счета-фактуры в строке 2 указывает наименование фактического продавца товаров, а не свое. Следовательно, в электронном счете-фактуре в первом случае в качестве значения элемента <СвПокуп> указывается фактический покупатель, а во втором случае в качестве значения элемента <СвПрод> - фактический продавец.

Новое в составлении корректировочных счетов-фактур

Министерство финансов разработало и опубликовало на Едином портале раскрытия информации о подготовке законопроектов проект изменений в Постановление № 1137. Проектом предусмотрены новые правила составления корректировочных счетов-фактур, в частности, возможность формирования сводных корректировочных документов, т.е. выставляемых к нескольким исходным счетам-фактурам.

В настоящее время корректировочный счет-фактура составляется только к одному исходному счету-фактуре. Это создает неудобства для компаний, например, при предоставлении ими своим покупателям скидок на ряд уже осуществленных поставок товара. Возникает необходимость оформления большого количества корректировочных счетов-фактур, что увеличивает трудозатраты и объемы документооборота. Сводный корректировочный счет-фактура станет выходом из этой ситуации. Проект Минфина предусматривает изменение формы корректировочного счета-фактуры в части строки 1б, а также текста порядка ее заполнения.

Помимо этого, проект постановления предусматривает внесение изменений в форму книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, и правила ее ведения. Связано это с тем, что ранее увеличение стоимости отгруженных товаров учитывалось при определении налоговой базы по НДС в том периоде, в котором была произведена отгрузка. Федеральным законом от 05.04.2013 № 39-ФЗ были внесены изменения в п. 10 ст. 172 НК РФ, в соответствии с которыми увеличение стоимости отгруженных товаров учитывается в том налоговом периоде, когда составлены документы, являющиеся основанием для выставления корректировочных счетов-фактур. Такими документами в соответствии с данным пунктом могут быть договора, соглашения или другие первичные документы, подтверждающие согласие покупателя на изменение стоимости поставленных товаров либо факт уведомления его об этом.

Перспективы введения единого отгрузочного документа

Проект единого отгрузочного (передаточного) документа (ЕОД), разработанного на замену привычных счетов-фактур, - одна из наиболее актуальных тем по НДС, прошедшая в этом году широкое обсуждение в бухгалтерском сообществе как онлайн, так и в рамках различных конференций. В августе Министерство финансов одобрило введение подобного документа, внеся, однако, ряд существенных замечаний в проект.

Напомним, что, по замыслу разработчиков документа, ЕОД объединяет функции первичной учетной документации и счета-фактуры. Применять единый документ налогоплательщиков никто не обязывает, предложенная форма носит рекомендательный характер. Совмещение функций разных документов в одном имеет безусловные преимущества, такие как уменьшение объемов документооборота и снижение расходов на составление, хранение, пересылку документов.

Как сообщила газета «Учет. Налоги. Право», Минфин в Письме от 28.08.2013 согласился с введением ЕОД. Финансовое ведомство одобрило предложенный проект формы совмещенного документа, однако высказалось против рабочего названия бланка. По мнению министерства, следует сохранить название «счет-фактура» во избежание споров налогоплательщиков с налоговыми органами, ведь для подтверждения права на налоговый вычет по НДС, согласно НК РФ, необходимо наличие именно счета-фактуры, а не «единого отгрузочного документа». Очевидно, что внесение изменений в Кодекс потребовало бы времени, однако представляется, что существование двух разных документов с одним названием также способно привести к путанице и спорным ситуациям.

Не одобрил Минфин и возможность использовать ЕОД, по усмотрению налогоплательщика, отдельно в качестве счета-фактуры или в качестве первичного документа. Финансисты считают, что документ должен использоваться только как совмещенный. Кроме того, министерство указало на необходимость доведения ФНС до сведения инспекций, что новая форма счета-фактуры может применяться только по желанию налогоплательщиков.

Уже осенью ожидается издание ФНС письма с утвержденной формой единого документа, доработанной с учетом замечаний Минфина. После чего наиболее смелые из налогоплательщиков смогут начать применять новый документ в работе.