ОВИОНТ ИНФОРМ на конференции DiadocDay: Перспективы развития ЭДО и лучшие кейсы
28 октября компания «ОВИОНТ ИНФОРМ» вместе со своими партнерами приняла участие в конференции СКБ Контур «DiadocDay: как оптимизировать работу компании с ЭДО». На мероприятии были обсуждены основные изменения законодательства и каким образом электронный документооборот помогает решать задачи бизнеса.
Федор Новиков, начальник управления электронного документооборота ФНС России, рассказал о том, что изменится в законодательстве в сфере ЭДО и какие существуют пути развития для ЭДО в России. Особенный интерес вызвала тема обязательности внедрения машиночитаемой доверенности (МЧД).
Среди спикеров, которые рассказали о кейсах внедрения ЭДО с помощью Диадок, были: группа компаний «Медси», «СМАРТ ИНЖИНИРС», «Юнилин», фабрика «Сладянка». Выступающие говорили о недостатках ведения бумажного документооборота, причинах перехода на ЭДО и полученных результатах.
Недостатки ведения бумажного документооборота
Основными недостатками ведения бумажного документооборота участники секции «Практика внедрения ЭДО» отметили длительность доставки и обработки бумажных документов.
Это требует больших финансовых расходов на курьерскую или почтовую доставку, бумагу, картриджи, а также хранение бумажных документов. Для обработки бумажных документов необходимо привлечение сотрудников, и соответственно - возрастающий объем документооборота требует увеличение штата. К тому же сотрудникам требуется большее количество времени для обработки бумажного документа, чем электронного, при этом есть существенные риски: ошибки в работе с первичными документами приводят к ошибкам в декларации по налогу на добавленную стоимость.
Также важно, что бумажный документооборот, как говорится, идет не в ногу, с тенденцией перевода части сотрудников на удаленную работу и не страхует бесперебойность работы бизнеса в условиях пандемии и т.п.
Плюсы перехода на ЭДО
Первое, на что влияет переход на электронный документооборот – скорость обмена документами. То, на что раньше требовались недели, теперь занимает минуты. Сокращение сроков получения и согласования документов приводит к более быстрому получению денежных средств от контрагентов.
Сокращение трудовых затрат позволяет не увеличивать штат и фонд оплаты труда, а оптимизировать его. Снижение расходов, связанных с бумажным документооборотом (бумага, картриджи, почта, курьер и т.д.), позволяет снизить операционные расходы.
Кроме того, при электронном документообороте нет риска, что будет допущена ошибка и придется какой-либо документ перепроводить, а также нет потерь документов.
Также важно, что, при необходимости, поиск электронного документа значительно проще выполнить, чем найти бумажный экземпляр.
В среднем, спикеры озвучивали сокращение денежных расходов на 30-40% на ЭДО по сравнению с бумажным документооборотом и увеличения заказов и выручки – на 20-30%.
По мнению экспертов ОВИОНТ ИНФОРМ переход на ЭДО позволяет компаниям получать конкурентное преимущество и обеспечивать рост бизнеса.
Конференция DiadocDay прошла на высоком уровне. Участники конференции отметили, что обмен опытом внедрения электронного документооборота и описание решений ЭДО имели большое практическое значение.