Наш партнер выступил с докладом на конференции для ключевых клиентов СКБ Контур
Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ» вместе со своими партнерами 20 сентября приняла участие в конференции для ключевых клиентов СКБ Контур. На мероприятии были обсуждены основных изменения законодательства и работающие инструменты для увеличения продуктивности сотрудников и снижения риска ошибок.
В качестве спикера в секции ЭДО (электронный документооборот) выступил ФКП РФО (входит в структуру Россельхознадзора), который сопровождается по продукту Диадок в нашей компании, являющейся официальным партнером СКБ Контур. Также эта организация пользуется продуктом «Баланс-2: Выгрузка документов из Диадок», которая интегрирована с Диадоком.
Тема доклада начальника отдела автоматизации и учета компании ФКП РФО Константина Хорова была: «Практика внедрения ЭДО в компании». Спикер рассказал о недостатках ведения бумажного документооборота, ожиданиях, которые были при переходе на ЭДО, о результатах внедрения ЭДО и планах его дальнейшего развития.
Причины перехода на ЭДО
ФКП РФО имеет разветвлённую структуру, которая включает 10 обособленных подразделений по всей России с объемом документооборота с заказчиками около 20 тысяч документов. Ведение бумажного документооборота такого масштаба требовало большого количества времени сотрудников на отправку и получение ответных документов от заказчиков, а также на их проверку и исправление ошибок в учете полученных подписанных оригиналов документов. Поэтому было принято решение о переходе на ЭДО, который должен был решить данные задачи.
В ходе пробной отправки документов заказчикам через модуль 1С для Диадока выяснилось, что в передаваемых документах отсутствуют необходимые специфические реквизиты, без которых заказчикам затруднительно идентифицировать работы, по которым получены электронные документы.
После доработки модуля 1С для выгрузки документов в Диадок передача электронных документов стала полностью устраивать заказчиков, поэтому было начато полное внедрение ЭДО во всех подразделениях компании.
Результаты внедрения ЭДО
Первоначально ЭДО был настроено с контрагентами, которые ранее направляли приглашение к участию в Диадок. На тот момент их было около ста. Приведем наиболее значимые результаты внедрения ЭДО на предприятии:
- отсутствие ошибок в документообороте с заказчиками;
- минимум трудозатрат на отправку документов заказчикам;
- снижение финансовых затрат на отправку документов заказчикам в несколько раз.
Поскольку внедрение ЭДО дало такие хорошие результаты, сотрудники ФКП РФО, работающие с заказчиками, стали активно приглашать их к подключению к ЭДО, что привело к существенному увеличению числа контрагентов, с которыми теперь ведется электронный документооборот.
После того, как взаимодействие с заказчиками перевели на ЭДО, к электронному документообороту стали приглашаться поставщики, объем документооборота с которыми также довольно значителен. Для контрагентов, которые обслуживаются у других операторов ЭДО, установлен роуминг, что также помогло увеличить число контрагентов, с которыми ведется обмен электронными документами.
На сегодняшний день в ФКП РФО установлен ЭДО с более чем 700 контрагентами, объем передаваемых электронных документов – более 14 000 в год. На новый формат работы перевели также подписание договоров и обмен актами сверок.
Возросший объем электронных документов привел к необходимости обеспечить хранение файлов ЭДО с контрагентами из Диадок. Для этого было выбрано решение «Баланс-2: Выгрузка документов из Диадок», с помощью которого настроена выгрузка документов из Диадок и сохранение их на собственный сервер.
Все участники конференции сошлись на мнении, что форум был очень полезен и имел большое практическое значение.