Форма 4-ФСС: как избежать ошибок или Можно ли ошибиться при отправке 4-ФСС из «Баланс-2W»?
Фонд социального страхования подвел итоги отчетной кампании за полугодие 2010 года, результатом чего стало размещение на портале ФСС официальной статистики о количестве поступивших отчетов, в том числе после срока сдачи, а также о наиболее распространенных ошибках, допущенных страхователями, в процессе подготовки отчетов по форме 4-ФСС.
Всего в отчетную кампанию было сдано 300 309 отчетов и из них вовремя, то есть до истечения срока представления отчета – более 92%. Что касается правильности заполнения и отправки формы 4-ФСС, то этот показатель равен 82%. Ошибки в форме 4-ФСС можно разделить на следующие группы:
- ошибки форматно-логического контроля;
- ошибки в формате файла;
- ошибки в регистрационных данных страхователя;
- ошибки в сертификате электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП), которой была подписана форма 4-ФСС.
Анализируя статистику, можно прийти к выводу, что большую часть ошибок можно избежать. «Как?», – спросите Вы. «Используя программу подготовки отчетности «Баланс-2W», – конечно же, ответим мы. А «почему» попробуем объяснить.
С помощью нашей программы «Баланс-2W» бухгалтер может не беспокоиться о возможности возникновения наиболее часто возникающих ошибок, которые принадлежат первой и второй группе. Начнем с того, что форматно-логический контроль – это проверка по контрольным соотношениям показателей в форме 4-ФСС, а также соответствия типов, длины полей и других параметров. Все контрольные соотношения форматно-логического контроля, опубликованные в Приказе ФСС от 12.02.2010 №19 (ред. от 06.04.2010), а также некоторые контрольные соотношения, разработанные нашими аналитиками, реализованы в программе в режиме «Проверка документа». Более подробно о возможностях подготовки формы 4-ФСС в сравнении можно просмотреть здесь.
У пользователей программы «Баланс-2W», которые не забывают выполнять «проверку документа» и отправляют отчетность в ФСС прямо с этой программы, просто не может возникнуть проблем с формированием файла не того типа (вместо xml в ФСС отправляют файлы Excel, PDF, tif и др. типов). Подготовленный в программе отчет 4-ФСС по нажатию на кнопку «Отправить в ФСС» автоматически подписывается с помощью ЭЦП, шифруется и отправляется напрямую на сервер ФСС без использования дополнительных почтовых программ или самостоятельной загрузки файла на приемный шлюз ФСС. Тем самым бухгалтер может не задумываться над вопросом: «Какого типа файл принимает портал ФСС?». Документооборот с ФСС осуществляется также через программу «Баланс-2W», то есть просматривать квитанции и протоколы можно, не выходя из программы.
Видеоролик «Отправка в ФСС напрямую из Баланс-2W».
Во избежание ошибок 4-й группы, при подписании и отправке отчета 4-ФСС программа «Баланс-2W» не позволяет выбирать ключи, не удовлетворяющих требованиям Фонда. Для этого программа проверяет наличие в сертификатах доступных для подписания ключей наличие в свойствах субъекта регистрационного номера страхователя в ФСС и кода отделения ФСС. В противном случае может возникнуть ошибка «В сертификате отсутствует регистрационный номер страхователя».
Остается рассмотреть, как избежать ошибок 3-й группы. Для того чтобы избежать таких ошибок бухгалтеру, использующему программу «Баланс-2W» для подготовки, проверки и отправки в ФСС необходимо самостоятельно проверить идентичность своих регистрационных данных страхователя на портале ФСС и в программе «Баланс-2W. То есть проверить наличие и правильность регистрационного номера и кода отделения ФСС.
Таким образом, по нашему мнению, бухгалтеру, работающему с полнофункциональной версией программы «Баланс-2W», ошибиться при отправке отчетности по форме 4-ФСС очень не просто.