Обмен электронными документами между контрагентами: а как представлять эти документы в налоговый орган
Обмен электронными документами между хозяйствующими субъектами перестает уже быть чем-то неординарным и начинает всё плотнее входить в жизнь обычных организаций. Некоторые контрагенты постепенно начали заключать соглашения об организации электронного взаимодействия. Данные соглашения предусматривают, что у контрагентов имеются совместимые технические средства и возможности для приема и обработки документов, заверенных квалифицированной электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
Каков же порядок обмена электронными документами между организациями, решившимися на это?
Согласно п. 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. При составлении документов на машинных носителях организация обязана изготовлять за свой счет бумажные копии таких документов по требованию контролирующих органов.
В этой связи у налогоплательщиков возникает вопрос, каким образом представлять в налоговые органы документы, которые хранятся в электронном виде? Ответ на этот вопрос подготовил Минфин России в Письме от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521
Минфин обращает внимание на положения ст. 6 уже нового закона от 06.04.2011 №63-ФЗ об ЭЦП, вступившего в силу 01.07.2011 и даже ссылается на то, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Изменения, внесенные в часть I НК РФ Законом от 27.07.2010 №229-ФЗ, в частности в ст. 93 позволяют в случае составления истребуемых у налогоплательщика документов в электронном виде, направлять их в ИФНС в электронном виде по ТКС по установленным форматам.
Направлять требования о представлении документов ИФНС также вправе в электронном виде. Соответствующий Порядок установлен Приказом ФНС России от 17.02.2011 №ММВ-7-2/168@. Пункт 20 указанного приказа устанавливает, что истребуемый документ должен быть составлен в электронном виде по установленным форматам и подписан ЭЦП налогоплательщика. Таким образом, представлять в ИФНС истребованные налоговым органом документы можно только по установленным форматам, а никак не в виде Word, Excel, PDF, Tiff и других форматов документов.
Поскольку на настоящий момент не утвержден формат ни одного первичного документа, который бы налогоплательщик мог представить в электронном виде в ИФНС, Минфин рекомендует поступать следующим образом. Представление электронного документа осуществляется на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа ЭЦП. То есть электронный документ распечатывается, заверяется налогоплательщиком, а вместо подписи и печати контрагента ставится отметка о том, что данный документ был составлен в электронном виде.
Налогоплательщикам остается только надеяться, что рассматриваемое письмо Минфина дойдет до налоговых инспекторов, истребующих документы, и они будут удовлетворены бумажными документами, на которых вместо подписей и печатей контрагентов будет стоять печать «Документ подписан ЭПЦ». А противном случае, налогоплательщикам, которые имеют электронный документооборот с множеством контрагентов, придется либо судиться с налоговым органом либо получать рукописные подписи и печати организаций на документах, которые ранее были подписаны ЭЦП.