Как настроить совместную работу в Экстерне: распределение прав для бухгалтеров
Если над отчетностью в Контур.Экстерн работает несколько человек, доступы можно гибко разделить. Часть настроек доступна на вашем тарифе, но для детального контроля потребуется модификатор «Разграничение прав доступа».
В многопользовательском режиме у каждого сотрудника есть свой личный кабинет и своя квалифицированная электронная подпись (КЭП). Администратор может разрешить команде просматривать документы коллег — это поможет подхватить задачи, если кто-то ушел в отпуск или заболел.
Чтобы включить эту опцию: зайдите в «Реквизиты и настройки» → «Многопользовательский режим», выберите нужного сотрудника и активируйте пункт «Доступ к документам других пользователей». После этого сотрудник сможет фильтровать список документов по всем пользователям, при этом не получая доступа к чужим организациям.
Когда нужен модификатор «Разграничение прав доступа» Он необходим, если сотрудники ведут разные участки работы. С его помощью администратор точечно настраивает права:
- Организации: закрепляет за пользователем конкретные юрлица.
- Отчетность: ограничивает перечень доступных форм (например, только НДС или только РСВ).
- Действия с отчетами: разрешает либо только заполнять черновики, либо еще и подписывать их своим ключом.
- Роль в разделе «Учет»: определяет уровень полномочий внутри учетного блока.
- Данные сотрудников: открывает доступ к разделу «Сотрудники».
- Требования от госорганов: позволяет отдельно управлять правами на просмотр и отправку квитанций о приеме.
Настроить эти параметры можно через карточку пользователя в том же разделе «Многопользовательский режим». Если права уже куплены, стоит проверить текущие настройки аккаунтов — возможно, сотрудникам нужно расширить или сузить полномочия под их реальные задачи.
Дополнительные функции для командной работы
- Персональный доступ и подпись. У каждого сотрудника свой логин, пароль и личный сертификат КЭП. Делиться учетными данными или электронным ключом с коллегами больше не нужно.
- Совместная работа над черновиками. По умолчанию отчеты коллег скрыты. Если подключить модификатор «Групповая работа» и объединить пользователей в команду, они смогут вместе редактировать и отправлять отчёты.
- Несколько администраторов. С помощью модификатора «Несколько администраторов» можно назначить не одного, а сразу нескольких сотрудников для управления аккаунтом.
- Единый центр управления. В специальном разделе администратор видит полную картину: статус каждого коллеги (приглашен, активен, заблокирован), его группы, роль в учете и оставшийся лимит свободных мест в команде.
