Наш партнер выступил с докладом на Форуме ЭДО
Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ» 15 ноября приняла участие в III Всероссийском Форуме ЭДО-2022. Мероприятие было организовано Академией Информационных Систем при поддержке ФНС России. Одним из генеральных партнеров был СКБ Контур, а информационным партнером форума – наша компания.
Количество участников форума было рекордным в этом году – более 1500. На пленарном заседании и в секциях обсуждались вопросы нормативно-правового регулирования электронного документооборота и практические кейсы развития электронных сервисов.
В качестве спикера на площадке «Практика внедрения ЭДО внутри организации и при работе с контрагентами» выступил представитель ООО «Сервис Интегратор», эта организация – корпоративный клиент компании ОВИОНТ ИНФОРМ, которая уже несколько лет сопровождается у нас по продукту Контур.Диадок.
Тема доклада ведущего системного администратора компании «Сервис Интегратор» Ивана Викторова была «Быстрый переход на ЭДО». Спикер рассказал о причинах перехода с бумажного документооборота на ЭДО, о сложностях, которые при этом возникли, а также о результатах внедрения электронного документооборота.
Переход от бумаги к цифре
«Сервис Интегратор» входит в группу компаний, в которой состоят четыре юридических лица. Группа компаний имеет более чем 39 представительств по всей России.
Большой документооборот с контрагентами– более 20 тысяч документов – требовал много времени на обработку документов, что вызывало задержку в принятии данных к учету. Также важно, что в обработку такого объема документов было вовлечено значительное количество сотрудников – более 150.
Кроме того, за более чем 20 лет работы компании образовалось большие архивы бумажных документов и, соответственно, было необходимо выделение все больших площадей для их хранения.
Чтобы избавится от недостатков бумажного документооборота и было принято решение о переходе на ЭДО.
Переход на ЭДО был начат в 2019 году, а с началом пандемии и применения дистанционной формы работы специалистов – этот переход заметно активировался.
Сложности перехода на ЭДО
В ходе реализации проекта по переходу на ЭДО первое, что потребовалось сделать – подготовить инфраструктуру компании. Для работы с электронными подписями была организована отдельная защищенная сеть внутри группы компаний.
Также потребовалось развернуть корпоративный центр регистрации, задача которого выпускать электронные подписи.
После подготовки инфраструктуры компании необходимо было адаптировать текущие бизнес-процессы под ЭДО, а также провести соответствующее обучение персонала.
Для перевода контрагентов на ЭДО в условия сотрудничества было включено требование ведение электронного документооборота.
Результаты внедрения и перспективы
На данный момент 90% всего документооборота в компании переведено на ЭДО. По итогам тестирования было получено существенное снижение трудозатрат и стоимости отправки документов. Также удалось избежать появление ошибок учета документов с контрагентами. Дополнительным плюсом был перевод на ЭДО внутреннего документооборота.
Дистанционная работа требует обеспечения необходимой инфраструктурой сотрудников, но снабдить всех сотрудников принтерами, бумагой, тонерами в масштабах работы по всей России, было затруднительно и дорого. Перевод на ЭДО внутреннего документооборота вслед за переходом на ЭДО с контрагентами, позволили организовать дистанционную работу более эффективно.
В планах развития электронного документооборота есть потребность осуществления ЭДО со смартфонов, поскольку не везде есть возможность подключиться с компьютера.
Рассказ Ивана Викторова о кейсе успешного внедрения ЭДО в ООО «Сервис Интегратор», по мнению организаторов и участников Форума ЭДО, был интересен и полезен, а также имел большое практическое значение.