Переход на электронные документы упростит жизнь бизнесу
Корякина Алёна, системный аналитик ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ»
Электронный документооборот с каждым днем все больше входит в нашу жизнь. Уже в ближайшем будущем при взаимодействии бизнеса с государственными органами электронные документы станут обязательной альтернативой бумажным. Кроме того, в планах государства дать бизнесу возможность использовать электронные документы в судебных спорах, то есть фактически законодательно закрепить юридическую значимость электронных документов. Эти и другие мероприятия намечены в «дорожной карте», которую в текущем месяце утвердил премьер-министр РФ Дмитрий Медведев.
«Дорожная карта», или, по-простому, план, под названием «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса» утверждена Распоряжением Правительства РФ от 11.06.2013 № 953-р. Инициативы по ее разработке появились еще в прошлом году, с ходом проведенных работ можно ознакомиться на сайте АСИ. В числе главных целей проекта заявлены расширение использования IT при взаимодействии бизнеса с государством и снижение расходов предпринимателей, связанных со сдачей отчетности в контролирующие органы. Руководство рабочей группой по проекту осуществлялось представителем компании Ernst & Young, а в состав её вошли специалисты из различных министерств, ведомств, крупнейших общественных и коммерческих организаций.
«Борьба за права» электронных документов
Первым пунктом в намеченном плане мероприятий идет устранение ограничений на применение документов в электронной форме при взаимодействии бизнеса и государственных органов. Предполагается включить в нормативные акты упоминание об обязательной альтернативности использования бумажных документов и электронных. Таким образом, в большинстве случаев составления документов на бумаге их можно будет заменить на электронные документы, кроме ситуаций, когда применять последние объективно невозможно.
Реализация данного пункта плана возложена на Минкомсвязи и Минэкономразвития. «Уравнять» электронные документы с бумажными чиновники должны в срок до февраля 2014 года, т. е. в самое ближайшее время. Сторонникам бумаг не нужно опасаться, что осязаемые документы в результате реформ исчезнут из обихода – их электронные заменители станут лишь более удобной альтернативой, но не «обязаловкой». Любой электронный документ всегда можно будет распечатать при наличии соответствующего программного обеспечения.
Следующее мероприятие, намеченное в «дорожной карте», - унификация форматов обмена данными с учетом международных стандартов. Предполагается гармонизировать форматы электронной документации, обеспечить общедоступность и бесплатность разрабатываемых форматов. Ответственным за эту инициативу, помимо вышеупомянутых министерств, назначен Росстандарт, а срок дан всего год, до июня 2014 года.
Новый стандарт взаимодействия ЭДО
Проблема унификации форматов передачи данных в электронном виде в последнее время приобретает особую актуальность. Так, по сообщению CNews, в середине июня была закончена подготовка российского стандарта взаимодействия систем электронного документооборота (ЭДО). Данный ГОСТ предназначен для замены ныне действующего отечественного стандарта. Стандартизация необходима в виду того, что постепенно все больше компаний внедряют системы ЭДО и возникает потребность в обмене электронными документами «от бизнеса к бизнесу» (B2B) между различными системами ЭДО, используемыми в разных организациях.
Согласно предлагаемому ГОСТу, электронное сообщение – это файл или набор файлов, передаваемый из одной системы ЭДО в другую. Стандарт предъявляет к электронному сообщению определенные требования: оно обязательно должно включать в себя паспорт электронного сообщения, который представляет собой документ в формате XML установленной структуры и с заданным составом элементов и атрибутов. Он содержит информацию об основном документе или его проекте, передаваемом в составе электронного сообщения, либо уведомление о ходе работы с сообщением.
Нужно понимать, что предлагаемый ГОСТ не определяет форматы конкретных типов электронных документов. Это еще одна задача, которую государству совместно с бизнес-сообществом необходимо решить в ближайшем будущем. Если для электронного взаимодействия «от бизнеса к государству» (B2G) разработаны и утверждены конкретные форматы файлов передачи данных, то для корпоративного сектора их еще очень мало. Безусловно, ничто не мешает компаниям обмениваться электронными документами в форматах, рекомендуемых ФНС и другими контролирующими органами, но далеко не для всех документов имеются форматы.
На отчетности сэкономят
Целый блок мероприятий «дорожной карты» направлен на снижение расходов бизнеса на предоставление отчетности, сопроводительных документов на продукцию, а также различной информации для внесения в государственные реестры. К марту 2014 года планируется организовать горячую линию и специальный сайт, где предприниматели и субъекты на УСН смогут в оперативном режиме получить информацию о ведении бухгалтерского учета. К тому же сроку Минэкономразвития должно подготовить доклад в Правительство РФ обо всех действующих в настоящее время формах отчетности бизнеса, правилах их подачи и приема. И уже к октябрю 2014 года предполагается осуществить унификацию порядка представления и обработки отчетности, в том числе электронной. В результате должно стать меньше споров между бизнесом и контролирующими органами о нарушении сроков сдачи отчетности. (Хотя на наш взгляд, на сегодня таких споров, связанных с электронной сдачей отчетности, немного.) На ноябрь следующего года запланировано внедрение единого реестра отчетности.
В планах властей сократить количество подаваемой в отчетах информации и уменьшить периодичность их представления. Примечательно, что через 4 года предполагается внедрить в эксплуатацию единую информационную базу для представления отчетности. Таким образом, в будущем бизнесу, возможно, не придется ломать голову, как отправить отчеты в тот или иной контролирующий орган. (Как это будет выглядеть? Значит ли это, что будет разработана единая точка входа для подачи отчетности, например, на «Портале государственных услуг» с едиными правилами и интерфейсами взаимодействия с ним?)
Лицензии, свидетельства, справки, сертификаты и прочие разрешительные документы, выдаваемые государственными органами, станут электронными уже в следующем году. Они будут размещаться в государственных информационных системах в открытом доступе, и бизнес получит возможность применять такие документы в электронном виде. Т.е. самостоятельно пересылать такие электронные документы или ссылки на них на соответствующие Интернет-порталы.
Электронный документ как аргумент в споре
Через 2 года, в мае 2015 г., планируется издать федеральный закон, в соответствии с которым будет законодательно закреплена возможность архивирования документов в электронном виде. Коснется данное нововведение тех документов, которые обязательно необходимо хранить в течение длительного времени. Напомним, что согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ налогоплательщики и налоговые агенты обязаны в течение 4-х лет хранить данные, необходимые для исчисления и уплаты налогов (либо их удержания и перечисления), в том числе документы бухгалтерского и налогового учета, платежные документы и др. Заниматься внедрением архивирования электронных документов будут Минкультуры, Минкомсвязь, Минэкономразвития и Росархив.
Обращаем особое внимание на четвертый пункт плана мероприятий, предусмотренных «дорожной картой». К марту 2016 года Минюст, Минэкономразвития и Минкомсвязь должны подготовить федеральный закон, в соответствии с которым электронные документы можно будет использовать в качестве доказательств в суде. Это важный шаг, который реально способен вывести электронный документооборот на один уровень с бумажным, но, к сожалению, ждать его придется еще три года.
В настоящее время доверие к электронным документам в среде бухгалтеров постепенно растет, однако многие продолжают придерживаться консервативных взглядов и полагаются только на бумаги. Особенно это проявляется в отношении к первичным документам. Немалую роль играет и отношение налоговых инспекторов, ведь многие из них предпочтут работать, как привыкли, исключительно с бумажными документами. Для улучшения понимания бухгалтерским сообществом и чиновниками преимуществ электронного документооборота и повышения доверия к электронным документам не хватает лишь живой практики, то есть применения юридически значимых электронных документов как аргументов в судебных спорах. Если такая практика появится и войдет в обиход, можно будет с уверенностью сказать, что электронный документ получил признание у бизнеса, судебной системы и контролирующих органов.
Со своей стороны эксперты нашей компании сообщают, что все больше организаций начинают использовать, обращаются за консультациями или сообщают о своих планах внедрения электронных документов. В связи с этим компания «ОВИОНТ ИНФОРМ» информирует о начале обмена первичными электронными документами при оформлении прав на использование программных продуктов ПК «Баланс-2». Обмен такими документами производится через сервис Диадок, доступ в который имеет каждый абонент системы «Контур-Экстерн».