Как сохранить документооборот с ПФР на диск?
До 15 ноября, срока представления отчетности в ПФР, состоящей из расчета по страховым взносам по форме РСВ-1 и индивидуальных сведений, осталось неделя. Страхователи с численностью более 50 сотрудников согласно п. 10 ст. 15 Закона №-212 обязаны представлять отчетность в ПФР в электронном виде. Для таких страхователей крайне важным является получение от своего Управления ПФР электронного документа, подтверждающего сдачу отчетности. Таким документом является протокол контроля отчетности, который может иметь как статус «положительный», означающий, что отчетность считается успешно принятой, так и «отрицательный», в случае, если в отчетности в ПФР были выявлены ошибки, которые следует исправить и отправить отчетность повторно.
Итак, страхователям отправившим отчетность в ПФР в электронном виде, получившим или только ожидающим получения протокола от своего отделения УПФР, полезно будет узнать, что сданные в ПФР документы отчетности по персонифицированному учету и РСВ-1 не подлежат хранению на серверах системы «Контур-Экстерн». Поэтому страхователям, использующим web-сервисы этого спецоператора и желающим в любой момент просмотреть саму отчетность в ПФР и документы, подтверждающие ее представление, следует своевременно сохранять документы у себя на рабочем месте. Для этого в системе «Контур-Экстерн» предусмотрена специальная функция «Сохранить все документы и подписи».
Аналогичное сохранение документов отчетности и их ЭЦП на диск эксперты нашей компании рекомендуют делать и пользователям программного комплекса «Баланс-2W Экстерн», используя функцию «Сохранить документооборот КЭ-лайт на диск».
Отчетность в ПФР и подтверждающие ее сдачу документы, сохраненные на рабочую станцию, включают
- электронные документы отчетности Пакета индивидуальных сведений и Формы РСВ-1 в виде файлов формата xml,
- протокол получения отчетности в ПФР в виде файла xml,
- Протокол контроля отчетности в ПФР в виде файла xml, а также приложений к нему
- Расписки в получении пакета индивидуальных сведений в виде файла формата MS Word,
- Расписки в получении РСВ-1 в виде файла формата MS Word.
Электронные документы отчетности в ПФР и подтверждающие их отправку документы заверяются электронными подписями, которые обычно представляют собой файлы, наименования которых образуются путем добавления к имени исходного файла расширения .sig или .sign.
Просмотреть ранее сохраненные на диск файлы отчетности и подтверждающих электронных документов проще и удобнее с помощью программы «Баланс-2: Просмотр электронных документов», недавно выпущенной компанией «ОВИОНТ ИНФОРМ».
Программа «Баланс-2: Просмотр электронных документов» позволяет в удобном для бухгалтера или проверяющего виде просматривать:
- список документов, подтверждающих факт сдачи отчетности в контролирующий орган
- электронный документ отчетности, представленный в контролирующий орган, включая ФНС, ФСС и ПФР
- сведения о лице, его подписавшем и сертификате его электронной цифровой подписи
- данные об отправке документа в контролирующий орган,
- данные о лице, получившем документ и сертификате его электронной цифровой подписи,
- подтверждающие отправку и их доставку документы между отправителем и получателем, включая квитанции о получении, протоколы контроля, извещения о вводе в базу данных электронных документов, а также ЭЦП уполномоченных лиц контролирующих органов.
Эксперты «ОВИОНТ ИНФОРМ» напоминают, что резервное сохранение на диск электронных документов в виде файлов исходных документов и их ЭЦП, позволит быть уверенными в возможности всегда предоставить проверяющим юридически значимые электронные документы.